取引先から喪中はがきが届いたときの返信｜例文・テンプレート

取引先から喪中はがきが届いたときの返信

取引先から喪中はがきが届き、初めてご家族の不幸を知ることがあります。返信の目的は、知らせを受け取ったことと、お悔やみの気持ちを相手へ伝えることです。相手が知らせていない事情を推測したり、仕事の確認を重ねたりする文面ではありません。

日本郵便の案内では、喪中見舞いは寒中見舞いより早く気持ちを伝えたいときの便りとして、喪中はがきを受け取ったら早めに送ることができると説明されています。時期や媒体に決まった一つの型があると決めず、相手との関係と、受け取った内容に合わせて整えます。

まず、喪中はがきに書かれた故人の続柄や氏名を読みます。詳しい関係が書かれていない場合は、こちらで補いません。相手が「故人は父」と説明しているならその範囲で触れ、説明がなければ「ご逝去の知らせ」などにとどめます。

次に、今回伝える目的を一つにします。お悔やみだけなら短く、個人的な思い出があるなら一文を添えます。案件の納期や年末の挨拶を確認したい場合は、弔事の便りと混ぜず、相手の状況が落ち着いてから別の連絡に分けます。

故人との関係や詳しい事情が分からないときの、短い返信です。

件名：喪中のお知らせを拝受しました

○○株式会社
○○様

いつもお世話になっております。○○株式会社の○○です。
このたびはご丁寧に喪中のお知らせをお送りいただき、ありがとうございました。
ご不幸を知り、心よりお悔やみ申し上げます。
どうかご無理をなさらずお過ごしください。

差出人が知らせていない故人の名前や続柄は、ここへ足しません。はがきの内容を受け止めたことが伝われば十分です。

仕事上の関係に加えて、故人との思い出を自分も知っている場合に使います。具体的な思い出は、事実として確かめられる一つだけにします。

○○様

喪中のお知らせを拝受しました。
○○様のご逝去を知り、心よりお悔やみ申し上げます。
以前に○○の折にお目にかかったことを思い出しております。
どうぞお身体を大切にお過ごしください。

自分が知らない関係を「長年親しくしていた」と大きく書かないことが大切です。

故人が取引先の創業者、役員、担当者などで、会社としての関係が確認できる場合は、会社名義の一文にします。役職や在任期間を推測せず、社内で確認できた事実だけを使います。

○○株式会社
○○部　○○様

ご丁寧な喪中のお知らせを拝受いたしました。
故○○様のご逝去を知り、弊社一同、心よりお悔やみ申し上げます。
これまで賜りましたご厚情に感謝申し上げますとともに、皆様のご平安をお祈り申し上げます。

会社の取引関係への感謝と、遺族への個人的な感情は混ぜず、確認できる範囲でまとめます。

お悔やみを伝えたうえで、業務連絡が必要な場合は、同じメールに押し込まず、別便にします。喪中はがきへの返信では、相手に返事や判断を求めません。

件名：喪中のお知らせを拝受しました

○○様

喪中のお知らせを拝受いたしました。
このたびのご不幸に際し、心よりお悔やみ申し上げます。
どうかご無理をなさらずお過ごしください。

業務の件は、落ち着かれた頃に改めて別途ご連絡いたします。

相手に急ぎの返答が必要な場合は、別の担当窓口や社内で決めた連絡経路を確認してから送ります。

喪中見舞いは、受け取った知らせを確認した後、早めにお悔やみを伝えたい場合に向きます。寒中見舞いは、年賀状を控えた相手への便りなど、時期に応じて選びます。どちらを選ぶ場合も、賀詞やお祝いの表現を入れず、相手を気遣う言葉で結びます。頭語・結語を付けるかは、普段の媒体と関係に合わせます。

相手との普段の連絡手段と、内容の重さに合わせます。日常的にメールを使う関係なら、短いお悔やみをメールで伝える方法もあります。形式を変えること自体より、相手の負担と関係性を考えて選びます。

名前や続柄を尋ねるために返信せず、「ご不幸を知り、心よりお悔やみ申し上げます」など、知らせに書かれた範囲で伝えます。

喪中の返信では、お悔やみを優先します。年賀状の扱いを伝える必要がある場合も、会社の名簿や発送担当へ反映し、相手への便りへ余計な確認を足さないようにします。