人事異動通知は「誰に・何を・いつ」をそろえる
人事異動の社内通知は、決まった事実を、対象者が取り違えない形で知らせる文書です。まず社内決裁、本人への通知、社内で公開できる情報、発令日を確認します。公開できない理由や評価を推測で書かず、確定した異動内容だけを記載します。
勤務先によって本人通知や公開の順序は異なるため、「必ず○週間前」のような一律の目安は置きません。引き継ぎに必要な余裕を確保できるよう、社内の決裁・本人通知・公開可能日を確認して通知日を決めます。
全社員向け：同じ発令日の異動を一人ずつ書く
氏名・旧所属・新所属を空白で桁揃えする一覧は、スマホで対応関係が崩れます。コピーして使う例文では、一人ごとにラベルを付けます。
各位
令和○年○月○日
人事部
人事異動のお知らせ
このたび、下記のとおり人事異動を行いますので、お知らせいたします。
【発令日：令和○年○月○日（○）】
氏名：山田 太郎
旧所属・役職：営業部 第一営業課 主任
新所属・役職：営業部 第二営業課 課長
氏名：鈴木 花子
旧所属・役職：総務部 総務課
新所属・役職：人事部 採用担当
氏名：田中 次郎
旧所属・役職：大阪営業所
新所属・役職：東京本社 営業部
以上
この形式が向く場面
- 全社員や関係部門へ、同じ発令日の異動をまとめて知らせる
- 旧所属と新所属を、コピー後も一人ずつ対応させたい
- 公開するのは異動の事実と所属だけで、個別の事情を書かない
関係部門向け：兼務を知らせる
旧所属を離れずに新しい役割を兼ねる場合は、「異動」とだけ書かず、旧所属が継続することを明記します。新所属・役職だけで判断できない場面に向きます。
営業部・企画部 各位
令和○年○月○日
人事部
兼務発令のお知らせ
【発令日：令和○年○月○日（○）】
氏名：山田 太郎
現所属・役職：営業部 第一営業課 主任
兼務する所属・役職：企画部 業務改善担当
旧所属の扱い：営業部の業務を継続
関係する業務の引き継ぎについては、各所属長の指示に従ってください。
以上
発令日が異なる異動は通知を分ける
発令日が違う人を同じ一覧に混ぜると、誰がいつ変わるのか分かりにくくなります。日付ごとに通知を分けるか、本文の中で発令日を人ごとに明示します。全社一斉通知の運用なら、日付ごとに文書を分ける方が安全です。
【20XX年10月1日（○）付】
氏名：山田 太郎
旧所属・役職：営業部 第一営業課 主任
新所属・役職：営業部 第二営業課 課長
【20XX年11月1日（○）付】
氏名：鈴木 花子
旧所属・役職：総務部 総務課
新所属・役職：人事部 採用担当
通知先ごとの書き分け
| 通知先 | 入れる情報 | この文例の範囲 |
|---|---|---|
| 全社員・関係部門 | 氏名、旧所属・役職、新所属・役職、発令日 | 社内通知 |
| 兼務がある部門 | 継続する所属、兼務先、引き継ぎ先 | 関係部門向け通知 |
| 発令日が異なる人 | 日付ごとの通知、または人ごとの発令日 | 日付の混在を防ぐ |
| 本人への正式な辞令 | 会社所定の書式・社内手続き | この文例の対象外 |
| 取引先への担当変更 | 社外向けの担当変更連絡 | この文例の対象外 |
人事通知に含めない情報
- 本人の同意なしに、家庭事情や健康状態などの個人的な理由を書く
- 根拠のない評価や、異動理由を推測して書く
- 社内公開が許可されていない情報を含める
- 発令日が違う人を、日付の説明なしに一つの異動として並べる
送信前の確認
- 発令日・氏名・旧所属・新所属が人事の確定情報と一致しているか
- 兼務の場合、旧所属が継続するかどうかを明記したか
- 異なる発令日を一枚に混在させていないか
- 本人通知前の情報や、公開できない理由を含めていないか
- メーカーを使う場合、同じ発令日の異動者だけを入力しているか
人事異動通知メーカーについて
人事異動通知メーカーは、全社員・関係部門への一斉通知を作るためのものです。同じ発令日の異動者を20名まで入力できます。本人への辞令や、社外取引先への担当変更メールを作る用途ではありません。