台風による臨時休業のお知らせとは、なぜ必要か
台風の接近・上陸に伴い、社員の安全確保を目的として一時的に休業や営業時間の変更を行う際、取引先・顧客へ送る案内文書です。目的は大きく2つあります。
- 相手の業務計画への影響を最小限にする — 納品・打ち合わせ・問い合わせ対応が止まることを事前に知らせ、相手側の予定調整を可能にする
- 安全配慮を明確にする — 「社員の安全を最優先している」姿勢を示すことは、取引先からの信頼にも直結する
台風は地震と違い接近の数日前から進路予測が出るため、「休業するかもしれない」段階での事前予告と、「休業を決定した」段階での確定連絡の2段階に分けて送るのが実務上のマナーです。直前の連絡だけでは、相手が代替手段を用意する時間を奪ってしまいます。
送るタイミング
| 時期 | 内容 |
|---|---|
| 事前予告(目安5日前〜) | 気象庁の早期注意情報(警報級の可能性)が出た時点。「休業する可能性がある」ことと、決定後の連絡方法を伝える |
| 確定連絡(目安12時間前〜当日早朝) | 暴風警報等が発表され休業を正式決定した時点。休業日・時間・連絡窓口の確定情報を伝える |
| 再開連絡(台風通過後) | 営業再開が決まった時点。再開日時・遅延が生じている業務の有無を伝える |
早く決めて早く伝えるほど、相手は予定を調整しやすくなります。「様子を見てから連絡しよう」と決定を遅らせるほど、相手に迷惑がかかる点は覚えておきたいところです。
基本構成
| 項目 | 書くこと |
|---|---|
| 1. 発信日・発信者 | 会社名・部署名(必要に応じて代表者名) |
| 2. 件名 | 「台風○号接近に伴う臨時休業のお知らせ」等、要件が一目でわかる表現 |
| 3. 書き出し | 平素の感謝を簡潔に(時候の挨拶は省略してよい) |
| 4. 休業の理由・期間 | 台風名または号数、休業日、対象拠点 |
| 5. 業務への影響 | 発送・納品・問い合わせ対応が止まる範囲 |
| 6. 連絡先 | 緊急時の代替連絡手段(携帯電話・メール等) |
| 7. 結び | 再開予定と、状況により変更しうる旨 |
例文集
例文1: 事前予告(標準・取引先向け)
件名: 台風○号接近に伴う臨時休業の可能性について
平素より格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます。
現在発達中の台風○号が○月○日頃に関東地方へ接近する見込みです。今後の進路・勢力によっては、社員の安全確保のため同日を臨時休業とさせていただく可能性がございます。
休業の可否につきましては○月○日中に確定し、改めてご連絡いたします。ご予定の調整にお時間を要する場合は、お早めに下記までご相談ください。
ご不便をおかけする可能性がございますが、何卒ご理解賜りますようお願い申し上げます。
株式会社○○ 総務部 TEL: ○○-○○○○-○○○○
例文2: 当日朝の確定連絡(短文・迅速)
件名: 【本日休業】台風○号接近のため臨時休業いたします
台風○号の接近に伴い、社員の安全確保を優先し、本日○月○日を臨時休業とさせていただきます。
いただいたご連絡・ご依頼につきましては、○月○日より順次対応いたします。至急のご用件は下記携帯までご連絡ください。
ご不便をおかけしますことをお詫び申し上げます。
株式会社○○ 緊急連絡先: ○○-○○○○-○○○○(担当:○○)
例文3: 営業時間短縮のお知らせ(全休でなく時短の場合)
件名: 台風接近に伴う営業時間変更のお知らせ
台風○号接近に伴い、社員の安全な帰宅を確保するため、本日の営業時間を下記の通り変更いたします。
【変更後の営業時間】○時〜○時(通常○時まで)
○時以降にいただいたお問い合わせは、翌営業日に順次対応させていただきます。恐れ入りますが、お急ぎの場合は上記時間内にご連絡くださいますようお願いいたします。
株式会社○○ 総務部 TEL: ○○-○○○○-○○○○
例文4: 来客・窓口業務がある拠点向け
件名: 台風接近に伴う臨時休業について(○○店・○○窓口)
平素よりご利用いただき誠にありがとうございます。
台風○号の接近に伴い、ご来店・ご来社いただくお客様の安全を考慮し、○月○日は臨時休業とさせていただきます。ご予約をいただいておりましたお客様には、個別にご連絡のうえ日程を調整させていただきます。
ご来店を予定されていた皆様にはご迷惑をおかけいたしますが、何卒ご理解のほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社○○ ○○店 TEL: ○○-○○○○-○○○○
例文5: 営業再開のお知らせ
件名: 営業再開のお知らせ(台風○号)
台風○号の通過に伴い臨時休業しておりましたが、○月○日より通常通り営業を再開いたします。
休業中にいただいたお問い合わせ・ご依頼につきましては、順次対応を進めております。返信にお時間をいただく場合がございますこと、あらかじめご了承ください。
ご迷惑をおかけしましたことをお詫びするとともに、変わらぬお引き立てのほどよろしくお願い申し上げます。
株式会社○○ 総務部 TEL: ○○-○○○○-○○○○
台風のお知らせで避けたい表現
| 避けたい書き方 | 理由・言い換え |
|---|---|
| 「状況次第で対応します」で終える | 相手が動けない。代替連絡先・次の連絡予定時刻を必ず添える |
| 被害の大きさを煽るような表現 | 不安を過度に与えず、事実(休業日・時間・窓口)を淡々と伝える |
| お詫びの言葉だけで安全配慮に触れない | 「社員の安全確保のため」を明記すると、休業の正当性が伝わりやすい |
| 休業決定を先延ばしにした連絡 | 直前連絡は相手の予定調整を奪う。事前予告→確定連絡の2段階を徹底する |
よくある質問
Q. 頭語(拝啓等)や時候の挨拶は必要?
A. 緊急性の高い連絡のため省略してかまいません。「平素より…」程度の簡潔な感謝の一文があれば十分です。時候の挨拶を律儀に書こうとして連絡が遅れる方が問題です。
Q. 「休業するかもしれない」段階でも知らせるべき?
A. 知らせた方が親切です。台風は進路予測が数日前から出るため、可能性の段階で一報を入れておくと、相手が代替の予定を立てやすくなります。事業継続計画(BCP)の観点でも、早期の情報共有は基本とされています。
Q. 取引先が台風で被災した場合の連絡はこれと同じでよい?
A. いいえ。自社の休業を知らせる本記事の文書と異なり、相手の被災を気遣う場合は時候の挨拶を省き、まず相手の安否・状況を案じる言葉を最優先に書くのがマナーです。目的が異なるため文面も分けて考えます。
Q. 個人事業主やフリーランスでも同じ形式でよい?
A. 基本構成は同じで問題ありません。部署名や「総務部」といった記載を、屋号や個人名に置き換えれば自然な文面になります。
関連テンプレート
- 社内通知文（人事異動） — 社内向け一斉通知の書き方
- 在宅勤務ルールの通知文 — 制度変更を知らせる通知文の型
- 送付状の書き方 — 書類を送る際に添える文書
参考
- 気象庁「早期注意情報（警報級の可能性）」
- 内閣府（防災担当）「事業継続ガイドライン－あらゆる危機的事象を乗り越えるための戦略と対応－」